紙の書類ってついつい溜めてしまいますよね。
気付いたら机や棚に書類の山が出来上がっています。
どうして溜めてしまうのでしょうか？
それは捨てられないからですよね。
ではどうして捨てられないのでしょうか？
それはいつかその紙をまた見返したいと思う時があるかもしれない、と考えているからじゃないですか？
では、その「いつか」がやって来たとして、大量の書類の山から必要な1枚をパッと見つけ出すことはできますか？
そもそも、その「いつか」がやってこないままの可能性だって十分あるでしょう。
それでもあなたは書類を保管し続けますか？
僕が今日紹介するのはAdobe scanというアプリ。
結論を先に言ってしまうと、このアプリは書類を写真に撮るだけで自動的にPDFデータに変換してくれる優れものです。
クラウドに保存してしまえば、後はiPadでもiPhoneでも、気になる時にいつでもどこでも閲覧できるようになります。
しかも文字検索できるので、必要な書類を見つけ出すのも簡単です。
さあ、紙の書類とはおさらばして、書類をPDFで管理する生活を始めましょう。
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Adobe Scanの使い方
まず初めにApp StoreからAdobe Scanをダウンロードします。
iPhoneでもiPadでも使えるので、お好きな方でダウンロードしてください。
両方持っている方は、iPhoneとiPadでデータの共有ができるので、どちらにもダウンロードしておくといいでしょう。
Adobeにログインする
初めてアプリを起動すると、ログイン画面が表示されます。
Adobeのアカウント、もしくはGoogle、Facebook、Appleのいずれかでログインできます。
いずれも持っていない、または分からないという場合は、下の「ログインまたは新規登録」を押して、画面の操作に従いながらAdobeのアカウントを作成しましょう。
僕はAdobeのアカウントを持っているので、それでログインしています。
カメラで書類を撮影する
ログインが完了するとカメラが起動します。
このカメラで書類を撮っていきます。
中央下にシャッターボタンがありますが、そのすぐ上にモードを選択する部分があります。
左から、
- ホワイトボード
- フォーム
- 文書
- 名刺
となっているので、写真に撮りたいモノのジャンルに合わせて選択してください。
今回は紙の書類を撮りたいので文書モードにしておきます。
それではスキャンしたい書類を画面内に収めます。
すると書類の形を自動で読み取ってくれて、形が定まると自動的にシャッターが切られます。
これは自動キャブチャという機能で、自分のタイミングで撮影したいから必要ないという場合は、画面下の左から2番目にある丸い模様とAが書かれたマークをタップすればオフに切り替えられます。
写真を撮ると、四隅を手動で修正できる画面に移動するので、気になる箇所は自分で修正できます。
今回はチラシの左側のページだけをデータにしたいので、枠の右側を少し左へ寄せるよう修正したいと思います。
修正が完了すれば、続行を押します。
するとまたカメラに戻るので、複数ページまとめたデータにしたい場合は連続で撮影していきます。
全ての撮影が終了すれば、右下の撮った写真が小さく表示された部分をタップします。
すると撮影したデータを確認する画面に移ります。
撮影したデータを確認・修正する
余分な余白は取り除かれ、歪みも修正してくれているのできれいな仕上がりです。
このページで切り抜きの修正や回転、色味の変更、複数とった場合はページの並べ替えなどができます。
必要な操作が終わったら、上のファイル名が書かれているところをタップしてファイル名を変更しましょう。
それが完了すれば右上のPDFで保存をタップして保存します。
保存したデータはAdobeのDocument Cloudというクラウド上に保管されます。
保存済みPDFデータを閲覧する
今回僕はiPadで上の操作を行いましたが、iPhoneでもAdobe scanを起動し同じアカウントでサインインすれば、同じPDFデータを閲覧、管理、編集することが可能です。
大きな画面で見たい時はiPad、移動時間など片手でパッと見たい時はiPhone、というように使い分けることができるわけです。
このアプリの嬉しい点はPDFがOCR処理されること。
OCR処理とは写真上の文字を、画像データではなく文字データとして認識できるように処理することです。
これの何がいいのかと言うと、データを検索したい時、文字検索ができるということ。
OCR処理のおかげで、気になる書類を探したい時は上の写真のように文字検索であっという間に見つけ出すことができます。
小さな文字でも問題なしです。
かなり正確に文字を読み取ってくれるので、精度の高さは保証できます。
また、PDF上で文字選択もできるようになるので、必要な部分の文字をコピーして別のアプリでペースト、なんてこともできます。
Adobe Scanのメリットと、僕がiPadで利用する理由
今回紹介したAdobe Scanのおさらいをしましょう。
Adobe Scanを使って紙の書類をPDFデータにし、iPadなどで持ち歩くメリットは3つあります。
- たくさんの書類をどこでも簡単に閲覧できる
- 邪魔にならない
- 文字検索で書類を探すのも簡単
これらを可能にしてくれるのがAdobe Scanというわけです。
iPhoneでも全く同じことはできますが、僕はPDFの閲覧はiPadですることをお勧めします。
なぜなら画面が大きいから。
iPhoneで画面を拡大しながら書類を表示するより、全体をパッと一目で視認できるiPadの方がPDFを閲覧するのに向いていると言えます。
ペーパーレス生活を目指すなら、iPadは必ず持っておいた方がいいでしょう。
というわけで今日はここまで。
さあ、iPadとAdobe Scanを使って書類の山とさよならしましょう。